Ziele buchhaltung

Die Buchhaltungsgrundlagen

Die Buchhaltung wird dem betrieblichen Rechnungswesen zugeordnet und hat den Zweck, jeden Geschäftsvorfall zu erfassen und zu verarbeiten. Sie verfolgt folgende Ziele:

Dokumentation

Alle Geschäftsvorfälle werden sorgfältig dokumentiert. Das beinhaltet vor allem die Aufzeichnung und Aufbewahrung der Buchungsbelege für mindestens 10 Jahre.

Planung

Dies kann beispielsweise durch eine Planungsrechnung erfolgen, welche das Zahlen der Buchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung und Statistiken mit einbezieht. Daraus erstellen Sie eine Vorschaurechnung, anhand der Sie die betriebliche Entwicklung des Unternehmens abschätzen können. Dabei stehen Produktionsmengen oder Werteinschätzungen im Vordergrund.

Kontrolle

Eine ordentliche Buchführung bietet Kontrolle über die Budget und Abläufe im Unternehmen. Sie hilft dabei, Anpassungen vorzunehmen und Investitionen auf sinnvolle Weise zu platzieren.

Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 (1) HGB. Grundlegende Instrumente der Buchführung sind:

Das Inventar

Das Inventar eines Unternehmens ist in drei Bereiche unterteilt: Vermögen, Schulden, Eigenkapital in Form des Reinvermögens.

Im Inventar werden alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens aufgelistet. Das Erstellung erfolgt normalerweise durch eine Inventur.

Die Bilanz

Jedes Unterfangen, das zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, erstellt am Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz. Die Bilanz ist die Grundlage für den Jahresabschluss, der das Geschäftsjahr abschließt und Auskunft gibt über den Erfolg und das Vermögen eines Betriebes.

Eine Bilanz ist wichtig, um die finanziellen Mittel korrekt aufzuführen, zudem ist siehe Teil der Steuererklärung für das Finanzamt.

Die Konten

Eine Buchhaltung besteht aus mehreren Konten, die jeweils einem bestimmten Aspekt im Unternehmen zugeschrieben sind. Das heißt, jed Geschäftsvorfall betrifft bestimmte Konten.

Die Konten erfassen fortlaufend alle Bewegungen, die sich aus den Geschäftsvorfällen ergeben. An diese Weise zeigen die Konten immer den aktuell Stand des jeweiligen Aspekts. Das betrifft alle wichtigen Faktoren wie die Verbindlichkeiten, die Vermögenswerte, das Eigenmittel und alles weitere, was durch Geschäftsvorfälle beeinflusst wird.

Buchführungskonten bilden die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz.

Die Berechnung des Gewinns

Über die Gewinn- und Verlustrechnung wird der Gewinn des Unternehmens berechnet. Ohne eine ordentliche Buchführung ist eine korrekte Berechnung nicht möglich.

Im Rahmen der Buchhaltungsgrundlagen ist zudem Folgendes wichtig:

Die kaufmännischen Aufgaben von Freiberufler:innen oder Einzelunternehmen einschränken sich auf die einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Hierfür lohnenswert es sich eine Buchhaltunfgssoftware einzusetzen, um die Erb online ohne Hilfe von einem:r externen Buchhalter:in oder Steuerberater:in zu erledigen.

Buchhaltung für Freiberufler

Obwohl Freiberufler:innen von die doppelten Buchführung befreit sind, sollten sie dennoch ihren Betriebseinnahmen und -ausgaben transparent dokumentieren. Hierfür können das Belege gesammelt und beispielsweise in einer Excel-Liste nach Erlös- und Kostenarten sortiert werden.

Alternativ kann auch eine Buchhaltungssoftware verwendet werden, mit der die Belege einfacher sortiert, gebucht und verwaltet werden können. Die Einkommen und Ausgaben werden dann in der EÜR zusammengefasst und an das Finanzamt übermittelt.

Buchhaltung für Kleinunternehmen

Kleinunternehmer:innen haben wie Freiberufler:innen keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung, können jedoch ihren Gewinn mit der EÜR ermitteln, das als Basis für die Einkommensteuer dient.

Auch hier mühelen alle Belege als Nachweis sorgfältig aufbewahrt werden.

Buchhaltung für Gewerbetreibende

Unternehmer:innen im gewerblichen Bereich müssen entweder die festgelegten Einkommensgrenzen überschreiten oder als Handelsgesellschaft (AG, GmbH, KG, OHG) eingetragen sein, um zur doppelten Buchführung verpflichtet zu sein.

Im Vergleich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist diese Methode der Gewinnermittlung deutlich anspruchsvoller und wird häufig von beauftragten Steuerberater:innen oder Buchhalter:innen durchgeführt.

Für einzelne gewerbliche Unternehmer:innen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, ist eine steuerliche Prüfung erforderlich, um festzustellen, ob sie ihm Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder durch die Erstellung einer Bilanz (doppelte Buchführung) abbilden müssen.

Gemäß § 4 Abs. 3 EStG genügt bei Gewerbetreibenden die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wenn im vorherigen Jahr die Umsätze 800.000 Euro oder weniger betrugen und der Gewinn unter 80.000 Euro lag.

Gewerbliche Einzelunternehmer:innen ohne Handelsregistereintrag müssen erst ab dem 1.1. des folgenden Jahres bilanzieren, sofern das Finanzamt sie zur Umstellung von der EÜR an die Bilanzierung auffordert.

Die Systematik der Buchhaltung

Die Basis die Buchhaltung bildet das Inventar eines Unternehmens, das Aufschluss über Vermögensgegenstände und Schulden liefert. Um einen Überblick über das gesamte Inventar zu erhalten, wird das sogenannte Inventur durchgeführt. Sie liefert klare Zahlen und Fakten über das Inventar. Auf dieser Grundlage kann eine Bilanz erstellt werden. Diese ist in zwei Seiten unterteilt:

• Aktiva: Geben Aufschluss darüber, in welche Vermögensgegenstände das Kapital investiert wurde.
• Passiva: Zeigen an, woher das Mittel dafür stammen.

Mit Hilfe der Lexware Office Bilanz Vorlage kann man die Differenz zwischen Ertrag und Aufwendungen in einer Rechnungsperiode aufschlüsseln und dadurch den Gewinn oder Verlust der Firma sichtbar machen.

Die Organisation der Buchhaltung

Die Buchführung eines Unternehmens wird in angeblich Büchern festgehalten. Hierbei unterscheidet man:

• Grundbücher: Grundbücher werden auch als Journal bezeichnet. Hier werden die Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge eingetragen. Daher wird es oft auch als Tagebuch bezeichnet.
• Hauptbücher: Hier sind alle Sachkonten enthalten. Die Geschäftsvorfälle werden nach sachlichen Gesichtspunkten gebucht.
• Nebenbücher: Oft hat ein Unternehmen mehrere Nebenbücher, die die Hauptbuchkonten näher beschreiben.

Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst, während im Hauptbuch die Sachkonten geführt werden, die die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses bilden. Ergänzende Informationen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung können den Nebenbüchern entnommen werden. Der Organisationsplan für Konten wird als Kontenrahmen bezeichnet und bildet die Grundlage für einen unternehmensspezifischen Kontenplan. Dieser wird für eine überschaubare Dokumentation benötigt.

Konten der Buchhaltung

Bei der Ermittlung des Gewinns durch Bilanzierung werden verschiedene Kontenarten in der Buchhaltung unterschieden:

• Bestandskonten: Diese Konten erfassen die Salden der Vermögens- und Kapitalbestände eines Unternehmens.
• Erfolgskonten: Auf diesen Konten werden die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens verbucht.
• Gewinn- und Verlustkonten: Hier werden die Erfolgskonten abgeschlossen, um den Gewinn oder Verlust des Unternehmens zu ermitteln.
• Steuerkonten (Umsatzsteuer/Vorsteuer): Die Umsatzsteuer aus Eigenleistungen oder die Vorsteuer weg erhaltenen Leistungen werden auf diesen Konten erfasst.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Kontenarten in der Buchhaltung, wie Privatkonten, Kapitalkonten und das Eröffnungsbilanzkonto.

Mehr Effizienz mittels Buchhaltungssoftware

Um Ihre Buchhaltung einfacher und gleichzeitig effizienter an gestalten, verwenden viele Unternehmen mittlerweile eine Buchhaltungssoftware.

Diese anbietet den entscheidenden Vorteil, dass viele Daten nur einmalig eingegeben werden müssen und dann automatisch vom Software ergänzt werden. So kann die Verwaltung der Stammdaten oder die Zuordnung von Kundenrechnungen schneller erfolgen.

Außerdem können Kosten für Arbeitszeit und Arbeitsaufwand gespart und das Buchhaltung insgesamt übersichtlicher gestaltet werden. Auch rechtliche Neuerungen auf dem Gebiet werden in der Regel automatisch aktualisiert.

Es erleichtert das Führen der Bücher und ist vielen Anwender:innen eine große Hilfe. Mittlerweile ist es in den meisten Unternehmen normal, die Buchhaltung automatisiert zu erledigen. Die Anbieter stellen Anwender:innen meist Serviceleistungen und zusätzliche Features zur Verfügung.

Hierzu gehört beispielsweise eine integrierte ELSTER-Schnittstelle für die direkte Übermittlung von Umsatzsteueranmeldungen oder der Steuererklärung an das Finanzamt.

Wichtiges zu beachten beim Einsatz von Buchhaltungssoftware

Wer sich einer effizienten Softwarelösung bedient, muss darauf achten, dass jeder Geschäftsvorfall des Unternehmens im Rahmen der Buchhaltung lückenlos erfasst wird und jederzeit von den Finanzbehörden eingesehen und überwacht werden kann.

Einmal erfolgte Buchungen dürfen rückwirkend nicht mehr verändert werden. Außerdem muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sicherstellen, dass sie von Dritten problemlos nachvollzogen werden kann.

Bei der Nutzung einer Buchhaltungssoftware sollten Sie zudem möglicherweise verlängerte Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO beachten.

Dateien, die nur in den Programmen gespeichert sind, müssen den Finanzbehörden so zur Verfügung gestellt werden, dass sie ohne eine zusätzliche Technik gelesen werden können. Wer eine Software verwendet, unterliegt ebenfalls dem Belegprinzip. Dennoch genügt im Rahmen der Buchhaltung mittels eines Programms eine ordnungsgemäße Programmdokumentation.